Формат даты при слиянии word c excel

Формат даты при слиянии word c excel

Узнайте, как использовать формат даты слияния в MS Word. MERGEFORMAT в Microsoft Word предоставляет различные mergefields, которые могут использоваться с кодами и переключателей.

MS-Word, то обработка текстов программное обеспечение от корпорации Microsoft часто используется отдельными лицами и учреждениями для создания и печати персонализированных писем в больших количествах. Для этого используется слияние почты особенностью MS Word. Предположим, что вы хотите напечатать одну тысячу писем, в котором текст письма остается тем же, но имя получателя и адрес и дата меняется каждый раз; в таком случае, почта приходит слияние к вам на помощь.

Когда вы Mail Merge , и если вы используете поле даты MERGEFORMAT, иногда MS-Word выбирает поле даты из источника и выводит его в нежелательную формате. Но, к счастью, мы можем изменить формат даты в соответствии с вашими цели.

Выберите поле даты, вставленной в документе.

Возьмите правой кнопкой мыши на ней и выберите "Редактировать поле . " из всплывающего меню

Появится окно. Нажмите на кнопку Коды полей

MS-Word: кнопка Коды полей

Теперь вы увидите окно, содержащее коды полей поля дате. Было бы что-то вроде:

MS-Word: Коды полей

Где MyDate это имя вашего поля даты (так что это может быть различным в вашем случае)

Если есть что-нибудь после того, как имя поля, просто удалите это.

Теперь добавьте переключатель формата даты после названия поля следующим образом:

MERGEFIELD MyDate @ "D MMMM YYYY"

Нажмите кнопку ОК, и формат вашего поля должен получить изменен на чей переключатель вы только что использовали.

Пример даты переключателей:

@ "Дддд, д MMMM гггг" (форматы, такие как: понедельник, 5 августа 2013 г.)

@ "ДДД, d MMMM гггг" (форматы, такие как: пн, 5 августа 2013 г.)

@ "D MMM YYYY" (форматы, такие как: 5 авг 2013)

@ "Дд / MMM / YYYY" (форматы, такие как: 05 / Авг / 2013)

Кроме этого, вы можете создать любой из ваших желаемых кодов, перестраивая эти переключатели (D, M и Y). Например, вы можете написать @ "Д МММ гггг" на сегодняшний день формат, как 5 августа 2013 года.

Помните: "м" используется для минут в поле даты. За текущий месяц, то есть капитал т (М), что вы должны использовать.

Я надеюсь, что это было полезно для вас. Благодарим Вас за использование TechWelkin.

Читайте также:  Виртуальная лазерная клавиатура с русской раскладкой

Недавно в одной организации наблюдала дикую картину 🙂

Компания переезжала в новое здание — из МО в Москву. Речь, соответственно, об изменении существенных условий трудового договора для всех сотрудников. По процедуре сотрудников нужно уведомить под роспись о предстоящем переезде, а затем заключить со всеми дополнительные соглашения к трудовым договорам. В организации работают около 1,5 тысяч человек, отдел кадров должен срочно подготовить документы.

Что же происходит дальше?
Начальник отдела кадров направляет запрос в отдел информационных технологий о доработке кадровой системы: нужно создать печатные формы — уведомление и дополнительное соглашение. ИТ отвечают, что подобная доработка будет стоить столько-то тысяч евро, а расходы в бюджет не заложены, и, кроме прочего, реализация возможна не ранее, чем через два месяца.

Посылая проклятия в адрес отдела ИТ, кадровики выходят на работу в выходные, бросив дома маленьких детей. Бессмертный трудовой подвиг: за двое суток создано 3000 документов! В шаблон вручную добавляли имя и паспортные данные каждого работника, и так 3000 раз!

Смогут ли они простить себе так бездарно потраченное время, когда узнают, что используя Слияние (Mail Merge) шаблона в Word с таблицей Excel, содержащей персональные данные, сделать это можно было минут за двадцать 🙂

ШАГ 1. Создаем шаблон документа в Word.

Красным выделены те данные которые будут изменяться: фамилия, имя, отчество, номер, дата трудового договора, должность, подразделение и окончания в словах уважаемый(-ая) и получил(-а) в зависимости от пола.

ШАГ 2. Создаем источник данных в Excel.

После того, как мы настроим Слияние, программа будет подставлять данные из источника в шаблон. Каждая строка — отдельный документ.

ШАГ 3. Возвращаемся к шаблону документа, который мы создали в Word. Нам предстоит работать со вкладкой "Рассылки", внимательно изучите ее.

Нажимаем кнопку "Выбрать получателей", выбираем вариант "Использовать существующий список" и открываем источник данных (файл Excel с информацией о сотрудниках).

В следующем окне выбираем лист файла, на котором содержатся нужные данные.

ШАГ 4. Ставим курсор в том месте текста шаблона, куда нужно вставить данные из источника, нажимаем кнопку "Вставить поле слияния" и выбираем нужное поле.

Читайте также:  Редактор кода для python

Вот так выглядит мой шаблон после того, как вставлены все поля слияния:

ШАГ 5. Создаем Правила, изменяющие окончания слов "уважаемый" и "получил" в зависимости от пола сотрудника.

Ставим курсор после перед окончанием слова. Нажимаем кнопку "Правила" и выбираем "IF. THEN. ELSE" в выпадающем списке.

Записываем правило: если пол женский — тогда . иначе .

ШАГ 6. Форматируем даты.

Если раньше вам уже приходилось использовать Рассылки (Слияние), вы наверняка сталкивались с тем, что даты, перенесенные из Excel, выглядят в Word совершенно не так, как нужно. Например, вместо 19.06.2012 вы, скорее всего, увидите 6/19/2012, вряд ли такой результат вас устроит.

Есть разные способы решить эту проблему, воспользуемся самым простым и удобным.

Нажмем сочетание клавиш Alt+F9, теперь мы можем видеть коды полей слияния.

Внутри кода поля Дата_договора перед закрывающей фигурной скобкой поставим обратную косую черту, а после нее ключ форматирования:
< MERGEFIELD "Дата_договора" @ "DD.MM.YYYY" >
@ — обозначение даты, "DD.MM.YYYY" — ключ формата даты вида 19.06.2012.
Вы можете использовать любой другой формат. Например, чтобы дата имела вид 19 июня 2012 г., используйте ключ @ "DD MMMM YYYY г." .

Чтобы выйти из режима редактирования кодов, снова нажимаем Alt+F9.

ШАГ 7. Нажимаем кнопку "Просмотр результатов", чтобы проверить, что получилось.

ШАГ 8. Редактируем список сотрудников.

Нажав на кнопку "Изменить список получателей" можно исключить отдельные записи из списка, проверить, нет ли повторов, установить сортировку или фильтры.

Сортировке стоит уделить особое внимание, чтобы не пришлось тратить время на раскладывание документов после того, как они будут распечатаны. Удобнее всего использовать сортировку по фамилиям сотрудников или по названиям подразделений.

ШАГ 8. Завершаем слияние.

Нажимаем кнопку "Найти и объединить". Если выбрать вариант "Печать документов", документы будут сразу отправлены на принтер. Если же нужно перед печатью просмотреть документы и внести правки, выбираем "Изменить отдельные документы".

Будет сформирован отдельный файл Word с результатами слияния.

Готово! Наслаждаемся сэкономленным временем!

UPDATE в ответ на комментарий alexey_lao :
При помощи несложного макроса можно сохранить каждый документ как отдельный файл.
[ Подробнее. ]

Сохраняем наш шаблон как файл с расширением .docm (файл Word с поддержкой макросов).

Нажимаем сочетание клавиш Alt+F8 (вызов окна Макрос).

Читайте также:  Tru motion в телевизорах lg что это

В открывшемся окне задаем "Имя" макроса (например, SaveFiles) и выбираем наш файл с шаблоном в выпадающем списке "Макросы из" (я предпочитаю создавать макросы непосредственно в файле, чтобы они работали и тогда, когда файл открыт на другом компьютере). Нажимаем кнопку "Создать".

В том месте, где мигает курсор, записываем код макроса:

Dim DocNum As Integer
For DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
With ActiveDocument.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = True
With .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
End With
.Execute Pause:=False
End With
With ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum , FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Close
End With

Вместо C://Test/ укажите адрес папки, в которой вы хотите сохранить документы.
Закрываем окно редактора Visial Basic и возвращаемся в наш документ с шаблоном.

Снова нажимаем Alt+F8, выбираем макрос SaveFiles в списке и нажимаем кнопку "Выполнить".

Пока компьютер по очереди создает и сохраняет каждый документ, можно выпить чашку кофе с печенькой. Или пойти домой поспать, если документов больше, чем пара сотен 🙂

Делаю слияние из Экселя в Ворд.
В Экселе указана площадь 34,4 но при слиянии в Ворде показывает уже 34,39999999999999999
Как сделать чтобы Ворд показывал ту же цифру что и Эксель?

1 Свойства ячейки менял на что угодно(в т.ч. на просто текст)
2 округление, как тут советуют, не помогает: wordexpert.ru/forum/viewtopic.php?id=116
3 форматирование как тут советуют не помогает: www.planetaexcel.ru/forum/?PAGE_NAME=read&FID=8&TI.

вот так в экселе:

а вот так уже в ворде:

  • Вопрос задан более трёх лет назад
  • 6206 просмотров

In order to retain the two decimal places during mail merge, follow the instructions below:
Press alt+f9 > Insert the field code # "0.00" after the title of the merge field that needs to be limited to two digits after the decimal point.
Example:
Note: Press Alt+F9 to hide the merge field codes

Если не поможет — В экселе создать столбецстроку, где данные будут сконвертированы в текст, и уже оттуда мерджить в Word

You may need to turn you numbers into text
Try this formula: =TEXT(A1,"0.00")
Copy and Paste this as value and replace the orginal data (or simply have as a seperate field).

Ссылка на основную публикацию
Утилиты асус для ноутбука
Драйверы и утилиты от производителя для ноутбуков и нетбуков ASUS под операционную систему Windows 10 / 8.1 / 8 /...
Теплопроводность олова и меди
Все изделия, используемые человеком, способны передавать и сохранять температуру прикасаемого к ним предмета или окружающей среды. Способность отдачи тепла одного...
Терминальные лицензии windows server 2008 r2
Установка сервера терминалов в 2008/2008R2 2 часть / активация сервера терминалов 2008 r2 Установка сервера терминалов в 2008/2008R2 2 часть...
Утилиты для виндовс 10 64 бит
Скачать антивирус NOD32 на компьютер Windows 10 бесплатно на русском языке для защиты ноутбука или ПК от вирусов и потенциального...
Adblock detector